Zanim zatrudnisz pracownika na podstawie umowy o pracę, przeczytaj jakie formalności musisz dopełnić. Uchybienia formalne mogą wiązać się z ukaraniem karą grzywny lub roszczeniami cywilnymi, co może mieć bardzo negatywny wpływ na rozwój firmy. Jakie obowiązki zatem ciążą na pracodawcy w związku z zatrudnieniem nowego pracownika?

Weryfikacja danych

Jako pracodawca masz prawo zażądać od przyszłego pracownika przedstawienia jego danych osobowych, takich jak:

• Imię lub imiona  i nazwisko.
• Imiona rodziców.
• Data urodzenia.
• Numer PESEL.
• Miejsce zamieszkania lub adres do korespondencji.
• Stopień wykształcenie, dokumenty dotyczące kwalifikacji do wykonywania zawodu, zaświadczenia o nabytych umiejętnościach.
• Udokumentowany przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Gdy podpiszesz z pracownikiem umowę o prace, to musisz także poznać inne dane np. imiona, nazwiska i daty urodzenia dzieci pracownika (potrzebne do korzystania ze świadczeń wynikających z prawa pracy) oraz inne dane, uprawniające do korzystania z praw i przywilejów – przynależność wyznaniowa, by móc starać się o dzień wolny w czasie trwania świąt związanych z danym wyznaniem.

Uwaga! Wszystkie dane, których dostarczy pracownik w formie kwestionariusza osobowego, CV i innych dokumentów, pracodawca może przetwarzać tylko i wyłącznie za zgodą pracownika. Zgoda ta brzmi następująco:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO))”.

Ważne dokumenty

• Wypełniony kwestionariusz osobowy (wzór znajdziesz w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 2996 r. „w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika” – Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 ze zm.).
• Świadectwo pracy od poprzednich pracodawców (na podstawie liczby przepracowanych lat możesz policzyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi).
• Dokument potwierdzający kwalifikacja zawodowe (jeśli obejmowane stanowisko pracy wymaga konkretnych kwalifikacji).
• Orzeczenie lekarskie – stwierdzenie braku przeciwwskazań do podjęcia pracy.

Jako pracodawca jesteś zobowiązany do przechowywania dokumentów pracownika. Natomiast umowa o pracę musi być sporządzona w dwóch takich samych egzemplarzach. Co więcej, musisz założyć i prowadzić akta osobowe pracownika.

O czym musisz poinformować pracownika?

W ciągu 7 dni od podpisania umowy o pracę, jako pracodawca musisz poinformować pracownika o:

• Dobowej i tygodniowej normie czasu pracy.
• Terminie i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia.
• Przysługującym urlopie wypoczynkowym – ile dni.
• Zasadach wypowiedzenia umowy – długość okresu wypowiedzenia.
• Układzie zbiorowym pracy, któremu podlega pracownik.

Musisz także powiedzieć pracownikowi, w jaki sposób ma potwierdzać swoje przybycie i wyjście z pracy, czy obowiązuje inne zasady rozliczania wyników pracy itp. Im więcej powiesz pracownikowi na początku, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że coś zostanie wykonane nieprawidłowo.

Rozwój firmy – co jeszcze jest ważne?

Do obowiązków pracodawcy należy także przeszkolenie pracownika z zasad Bezpieczeństwa i Higieny Pracy. Jest to bardzo ważne, by pracownik wiedział, jakie ma prawa oraz jakie zagrożenia niesie ze sobą wykonywanie danej pracy. Wypadek przy pracy może rzutować na rozwój firmy – wpłynąć niekorzystnie na opinię na jej temat. Każdy pracownik ma obowiązek przejścia wstępnego szkolenia BHP, a w późniejszym czasie szkoleń okresowych BHP.

Musisz także skierować pracownika na badania lekarskie. Wstępne badania lekarskie muszą zostać wykonane, zanim dopuścisz pracownika do pracy. Za badania płaci pracodawca oraz wskazuje instytucję, która ma wykonać badanie.

Kolejnym ważnym elementem jest zgłoszeniem pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na druku ZUS ZUA w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy o pracę. Na podstawie zgłoszenia ZUS sprawdza, czy regularnie płacisz wszystkie obowiązkowe składki za pracownika.